В любой предпринимательской деятельности периодически возникают проблемы с контрагентами. В основном они связаны с просрочкой оплаты за товар по договору поставки или оказания услуг. Чтобы из-за этого не прекращать деловые отношения, компания-должник может прибегнуть к составлению гарантийного письма об оплате задолженности, образец которого содержится в этой статье.

Гарантийное письмо об оплате долга

Основания для составления

Чтобы гарантийное письмо имело силу в качестве подтверждающего документа, оно должно быть составлено на основании конкретного договора. На него компания-должник вправе сослаться при составлении письма о просрочке.

Существует несколько видов гарантийных писем, классифицирующихся в зависимости от следующих целей:

  • получение отсрочки по обязательствам, предусмотренным действующим договором (например, по аренде помещения);
  • увеличение поставок;
  • изменение сроков существующих соглашений;
  • объяснение повышения цен или изменения стоимости;
  • сообщение о возникновении форс-мажорных обстоятельств, препятствующих исполнению условий договора.
В первую очередь, этот документ призван заверить кредитора в том, что должник погасит перед ним имеющуюся задолженность. С помощью него партнеры по бизнесу стараются избежать конфликтов и преждевременного разрыва взаимовыгодных отношений.

Юридическая сила

В российских законах не содержится понятия гарантийного письма. Это документ, который используется на практике, в деловой переписке, но абсолютным доказательством не является.

К примеру, рассматривая исковое заявление о взыскании задолженности, суд примет к сведению гарантийное письмо как попытку контрагента мирно урегулировать проблему, но не будет на него опираться, принимая решение в пользу одной из сторон.

Также данный документ не может являться абсолютным подтверждением наличия задолженности. В любом случае, необходимо исходить из обстоятельств конкретного дела.

Преимущества наличия гарантийного письма, как доказательства, следующие:

  • абсолютное признание неплательщиком суммы дебиторских обязательств, в связи с чем кредитор может не доказывать в суде обоснованность требований о взыскании долга;
  • предотвращение судебного разбирательства и, как следствие, минимизация рисков и сопутствующих расходов;
  • вступление документа в силу только после направления кредитором письменного ответа на него (если решение партнера положительное, стороны вправе подписать соглашение, протокол к действующему договору).
Для придания документу юридической силы, его необходимо составить по правилам, применяемым на практике, и заверить у нотариуса.

Правила составления

Обязательных законных правил составления гарантийного письма не существует. Тем не менее, заявитель должен ответственно отнестись к его подготовке и предвидеть негативные последствия от неисполнения своих обязанностей перед кредитором.

Следует знать, что в документе должен использоваться только деловой язык: четкое изложение мыслей, конкретные и краткие предложения. Вводные и эмоционально окрашенные фразы применять не рекомендуется. Нужно оперировать только фактами и аргументами.

Также неплательщик должен указать в документе конкретный срок фактического исполнения финансовых обязательств. Нужно высчитать его таким образом, чтобы оплата в назначенный день гарантировано состоялась, несмотря на возможные форс-мажоры и иные риски. В противном случае кредитор обратится в суд, что обернется для должника дополнительными проблемами.

Реквизиты, которые должны присутствовать для юридической значимости документа:

  • контактная информация об отправителе (Ф.И.О. – для физлиц и наименование – для предприятий);
  • платежные реквизиты и сведения о регистрации компании-отправителя;
  • адрес местонахождения должника (фактический и юридический – указанный при регистрации);
  • полные сведения о получателе письма;
  • краткое изложение возникших обстоятельств, повлекших образование задолженности;
  • расшифровка текущего долга, величины штрафных санкций, пеней, подлежащих уплате;
  • предложение по урегулированию спора, применение графика платежей;
  • подпись руководящего лица или иного гражданина, уполномоченного на это действие, а также печать (для юрлиц).

Образец документа

Чтобы ознакомиться с образцом гарантийного письма об оплате задолженности, рекомендуется пройти по этой ссылке https://yadi.sk/i/5YwwK1PP3WdKR8

garantijnoe-pismo-ob-oplate-zadolzhennosti-obrazec_001

Ответ на гарантийное письмо об оплате задолженности

Кредитор или поставщик товаров и услуг, являющийся получателем письма, может направить в адрес должника ответное послание либо не делать этого. Ответ должен также иметь письменную форму в случае согласия компаньона предоставить рассрочку.

Кредитор не обязан давать ответ на письмо в случаях, когда задолженность погашена в срок, указанный в гарантии, либо если оно было получено от постоянного контрагента (клиента).

Обязанность ответить возникает при просрочке срока уплаты долга (со ссылкой на дальнейшее обращение за защитой в суд, если долг не будет погашен) или в случае необходимости выставить должнику штрафные санкции с графиком погашения (если условие о них имеется в тексте договора).

В любом случае не следует пренебрегать составлением и отправкой писем о задолженности и ответов на них, поскольку  при обращении в суд любые документы, связанные с конкретной сделкой, будут иметь значение для суда и могут косвенно повлиять на его решение.

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам кредитов, долгов и банкротства, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 110-71-84

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 407-15-68

Также вы можете задать вопрос онлайн-консультанту:

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам кредитов, долгов и банкротства, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 110-71-84

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 407-15-68