В любой предпринимательской деятельности периодически возникают проблемы с контрагентами. В основном они связаны с просрочкой оплаты за товар по договору поставки или оказания услуг. Чтобы из-за этого не прекращать деловые отношения, компания-должник может прибегнуть к составлению гарантийного письма об оплате задолженности, образец которого содержится в этой статье.
Содержание
Основания для составления
Чтобы гарантийное письмо имело силу в качестве подтверждающего документа, оно должно быть составлено на основании конкретного договора. На него компания-должник вправе сослаться при составлении письма о просрочке.
Существует несколько видов гарантийных писем, классифицирующихся в зависимости от следующих целей:
- получение отсрочки по обязательствам, предусмотренным действующим договором (например, по аренде помещения);
- увеличение поставок;
- изменение сроков существующих соглашений;
- объяснение повышения цен или изменения стоимости;
- сообщение о возникновении форс-мажорных обстоятельств, препятствующих исполнению условий договора.
Юридическая сила
В российских законах не содержится понятия гарантийного письма. Это документ, который используется на практике, в деловой переписке, но абсолютным доказательством не является.
К примеру, рассматривая исковое заявление о взыскании задолженности, суд примет к сведению гарантийное письмо как попытку контрагента мирно урегулировать проблему, но не будет на него опираться, принимая решение в пользу одной из сторон.
Также данный документ не может являться абсолютным подтверждением наличия задолженности. В любом случае, необходимо исходить из обстоятельств конкретного дела.
Преимущества наличия гарантийного письма, как доказательства, следующие:
- абсолютное признание неплательщиком суммы дебиторских обязательств, в связи с чем кредитор может не доказывать в суде обоснованность требований о взыскании долга;
- предотвращение судебного разбирательства и, как следствие, минимизация рисков и сопутствующих расходов;
- вступление документа в силу только после направления кредитором письменного ответа на него (если решение партнера положительное, стороны вправе подписать соглашение, протокол к действующему договору).
Правила составления
Обязательных законных правил составления гарантийного письма не существует. Тем не менее, заявитель должен ответственно отнестись к его подготовке и предвидеть негативные последствия от неисполнения своих обязанностей перед кредитором.
Также неплательщик должен указать в документе конкретный срок фактического исполнения финансовых обязательств. Нужно высчитать его таким образом, чтобы оплата в назначенный день гарантировано состоялась, несмотря на возможные форс-мажоры и иные риски. В противном случае кредитор обратится в суд, что обернется для должника дополнительными проблемами.
Реквизиты, которые должны присутствовать для юридической значимости документа:
- контактная информация об отправителе (Ф.И.О. – для физлиц и наименование – для предприятий);
- платежные реквизиты и сведения о регистрации компании-отправителя;
- адрес местонахождения должника (фактический и юридический – указанный при регистрации);
- полные сведения о получателе письма;
- краткое изложение возникших обстоятельств, повлекших образование задолженности;
- расшифровка текущего долга, величины штрафных санкций, пеней, подлежащих уплате;
- предложение по урегулированию спора, применение графика платежей;
- подпись руководящего лица или иного гражданина, уполномоченного на это действие, а также печать (для юрлиц).
Образец документа
Чтобы ознакомиться с образцом гарантийного письма об оплате задолженности, рекомендуется пройти по этой ссылке https://yadi.sk/i/5YwwK1PP3WdKR8
Ответ на гарантийное письмо об оплате задолженности
Кредитор или поставщик товаров и услуг, являющийся получателем письма, может направить в адрес должника ответное послание либо не делать этого. Ответ должен также иметь письменную форму в случае согласия компаньона предоставить рассрочку.
Обязанность ответить возникает при просрочке срока уплаты долга (со ссылкой на дальнейшее обращение за защитой в суд, если долг не будет погашен) или в случае необходимости выставить должнику штрафные санкции с графиком погашения (если условие о них имеется в тексте договора).
В любом случае не следует пренебрегать составлением и отправкой писем о задолженности и ответов на них, поскольку при обращении в суд любые документы, связанные с конкретной сделкой, будут иметь значение для суда и могут косвенно повлиять на его решение.